Услуги по сертификации в сертификационной консалтинговой компании

КАК УСТРОЕНА КОНСАЛТИНГОВАЯ СЕРТИФИКАЦИОННАЯ КОМПАНИЯ, ОКАЗЫВАЮЩАЯ УСЛУГИ ПО СЕРТИФИКАЦИИ И ПОЛУЧЕНИЮ РАЗРЕШИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ?

КАКИЕ ПРОЦЕССЫ ПРОТЕКАЮТ ВНУТРИ ЭТОГО СЕРТИФИКАЦИОННОГО ЦЕНТРА?
В ниже приведенной статье мы расскажем Вам о том, как устроена изнутри сертификационная консалтинговая компания.

ПОИСК КЛИЕНТОВ И ОБРАБОТКА ЗАПРОСОВ И ЗВОНКОВ

1.1 ТРИ СПОСОБА ПОИСКА КЛИЕНТОВ

1-способ: называется «ОБЗВОН». Заходите в Интернет (Yandex, Rambler, Google) в поисковике набираете любой вид продукции, например «Компрессор», после чего на странице появляются фирмы (10-ть) фирм по набранному тобой запросу. Кликаеш мышкой на первую из них, заходиш в раздел контакты и звониш по указанному номеру телефона (затем на вторую третью и тд).

Обычно при звонке трубку берет секретарь, которому ты говоришь следующее:

«Добрый день, Вас беспокоит ЦЕНТР ПО СЕРТИФИКАЦИИ, соедините, пожалуйста, со специалистом по сертификации.... хотим обсудить или поговорить про сертификацию, сертификаты соответствия и Разрешения Ростехнадзора, лицензии...... ну и собственно после этого секретарь должна соединить с нужным сотрудником, которому ты представляешься и говоришь то же самое что и секретарю, и после чего спрашиваем у него, ИНТЕРЕСНО ЛИ ЕМУ РАССМОТРЕТЬ НАШУ КОМПАНИЮ КАК ПАРТНЕРА С ЦЕЛЬЮ СЕРТИФИКАЦИИ, И ПРЕДЛАГАЕШ ЕМУ РАССМОТРЕТЬ ЛЮБОЙ ЗАПРОС ПО СЕРТИФИКАЦИИ, ДАЛЕЕ ПРОСИШь ЧОБЫ ОН СКИНУЛ ЗАПРОС В ОТВЕТ НА КОТОРЫЙ МЫ НАПРАВИМ КОММЕРЧЕСКОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ И ВОЗМОЖНО НАШИ ЦЕНЫ БУДУТ НИЖЕ ЧЕМ У ДРУГИХ СЕРТИФИКАЦИОННЫХ КОМПАНИЙ. Далее по обстановке действуешь, а именно он может тебе дать запрос на просчет устно может попросить чтобы ты ему скинул тестовое письмо в ответ на которое он тебе направит информацию о продукции которую хочет сертифицировать. В любом случае, надо взять у него контакты и попробовать проработать запрос с целью предоставления ему в кратчайшее время коммерческого предложения в котором будет указана стоимость сроки и перечень необходимых документов для получения того или иного РАЗРЕШИТЕЛЬНОГО ДОКУМЕНТА.

В случае, если потенциальный Заказчик окажется несговорчивым, тогда оговариваешь с ним удобную для него дату твоего повторного звонка с целью проработки возможного запроса по сертификации.

2-способ: называется «ЭЛЕКТРОННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПИСЬМА». Этот способ менее эффективный нежели первый но все же весомый. Как это делать? Заходишь в Интернет, через любую удобную тебе поисковую систему: (Yandex, Rambler, Google) в поисковике набираешь любой вид продукции, например «Компрессор», после чего на странице появляются фирмы изготовители набранного тобой оборудования. Кликаешь мышкой на одну из них, заходишь в раздел контакты, берешь оттуда электронный адрес (обычно он начинается на info) и направляешь по этому адресу электронное письмо со следующим текстом: «СЕРТИФИКАЦИОННЫЕ ЦЕНТР» предлагает Вам полный комплекс услуг в области сертификации (Сертификаты соответствия ГостР; свидетельства госрегистрации, Гигиенические заключения; Лицензии; Разрешения Ростехнадзора др.) продукции, материалов и оборудования, как российских, так и зарубежных производителей.» К письму также обязательно необходимо прикрепить файл - «Визитная карта-прайс сертификационной компании»

P.S> в неделю должны исходить не более 20 писем причем их необходимо распределить равномерно и тему письма постоянно видоизменять - это позволит избегать проблем связанных с определением ваших писем как нежелательных.

По желанию можно вместо короткого информационного текста вставлять текст полностью в электронное письмо копируя его из файла «Визитная карта-прайс сертификационной компании»

3-способ: называется «ВЫСТАВКИ». Этот метод поиска клиентов является также эффективным, так как происходит прямое общение/контакт с клиентом непосредственно на выставке в выставочном центре. При этом вы ненавязчиво подходите и завязываете разговор (в основном на выставке у стенда присутствует руководство и менеджеры по продажами), при этом обязательно предлагаете ему визитку. Если вы чувствуете, что клиент РЕАЛЬНО готов рассмотреть ваше предложение прямо сейчас, то в этом случае происходит уточнение всех условий и сведений о продукции, после чего вы можете озвучить ему ориентировочную стоимость сертификата прямо на месте, но при этом всегда не зависимо от развития ситуации берите на каждом выставочном стенде визитки и каталоги продукции с целью дальнейшего ОБЗВОНА потенциальных клиентов.

ПРАВИЛО 1 - ежемесячный рекомендуемый план продаж на одного менеджера (сумма по всем заключенным договорам в течении месяца) должен составлять не менее ................руб. При выполнении этого плана сумма премиальной части рассчитывается исходя из .........% подробнее в смотри систему премирования. В случае несоответствия ПЛАНА в меньшую сторону, в этом случае премиальная часть снижается и рассчитывается исходя из ..........%. У каждой компании процент премии индивидуальный.

1.2 ОБРАБОТКА ВХОДЯЩИХ ЗАПРОСОВ

При поступлении запросов или вопросов от Клиентов по средствам электронной почты или телефонных звонков, от Вас требуется представиться, после чего внимательно выслушать или прочитать обращение Заказчика на которое предоставить ответ в режиме он-лайн или в течении одного дня. В том случае если вопрос или запрос по сертификации не стандартный и требующий дополнительных разъяснений и консультаций у руководителя или органа партнера по сертификации, в этом случае допускается задержка в предоставлении ответа до нескольких дней. Не рекомендуется перебивать Заказчика во время разговора и уж тем более грубить ему.

ПРАВИЛО 2 - срок обработки стандартного запроса с последующей выдачей коммерческого предложения не должен превышать одного дня с момента обращения. Рекомендуется выдавать коммерческие предложения в день обращения Заказчика

ЗАПРОС СТОИМОСТИ У ИСПОЛНИТЕЛЯ И ВЫДАЧА КОММЕРЧЕСКИХ ПРЕДЛОЖЕНИЙ ЗАКАЗЧИКУ

2.1 ВЫБОР ИСПОЛНИТЕЛЯ И ПОЛУЧЕНИЯ ОТ НЕГО КОММЕРЧЕСКОГО ПРЕДЛОЖЕНИЯ.

Согласно внутреннего ПРИКАЗА по компании, с целью соблюдения условий партнерских соглашений и договоренностей, достигнутых между Сертификационным центром и компаниями партнерами/исполнителями участвующими при выполнении работ/услуг по сертификации, всем менеджерам отдела сопровождения проектов Центра по сертификации необходимо отправлять запросы с целью получения коммерческих предложений только в те компании/партнеры которые закреплены списком в данном приказе. Соответственно каждый консалтинговый центр по сертификации имеет определенный набор партнеров из числа органов по сертификации и экспертных организаций, которые в свою очередь дают ему определенные скидки на услуги, как постоянному Заказчику.

ПРАВИЛО 3 - запросы Исполнителям направлять в соответствии с требованиями внутреннего Приказа №.......г., отступления от нижеуказанного списка компаний партнеров/исполнителей указанных в таблице 1 Приказа, допускаются только по согласованию с линейным руководителем или вышестоящим руководством центра по сертификации.

Дополнительно по поручению руководителя, менеджер по продажам или иной сотрудник сертификационной консалтинговой компании проводит мониторинг (анализ) рынка, с целью выявления рыночной стоимости разрешительных документов, а также поиска новых партнеров (исполнителей).

Отправка запросов Исполнителю(ям) осуществляется по средствам электронной почты (90%), телефонных переговоров (9%) и встреч (1%).

Примерный текст запроса о необходимости предоставления коммерческого предложения:

«Прошу предоставить коммерческое предложение о стоимости, сроках получения, условиях и необходимых документах для получения например: «сертификата соответствия техрегламента сроком на партию/1/2/3 года или 5 лет» на насосы Российского/Иностранного изготовителя. Документация/описание на заявленную продукцию во вложении.» Также к этому запросу можно прикрепить имеющуюся документацию

Примечание - для удобства работы с электронными письмами, очень важно для простоты поиска писем присваивать правильно тему письма: например: «Сертификат соответствия ТР, сроком 5 лет на насосы изготовителя Лина»

После того как Вы получили от Исполнителя коммерческое предложение Вы должны его проанализировать и при необходимости потребовать от Исполнителя скидку. Срок предоставления Исполнителем коммерческого предложения не должен превышать одного дня с момента Вашего обращения, в случае отсутствия КП, необходимо позвонить Исполнителю и напомнить ему об этом. Либо по обоюдной договоренности согласовать новый срок предоставления КП.

ПРАВИЛО 4 - с целью получения приемлемой стоимости и условий, запросы на получение коммерческих предложений необходимо направлять как минимум двум компаниям партнерам, но не более 4-х, после чего выбрать наиболее приемлемого Исполнителя.

Примечание - После отправки Вами Исполнителю Запроса о предоставлении КП, с его стороны могут быть направлены письма с уточняющими вопросами, на которые с нашей стороны незамедлительно должны быть предоставлены ответы/разъяснения. Допускается на часть вопросов подготовить ответы самостоятельно без привлечения Заказчика, в случае отсутствия предпологаемого ответа данные вопросы от Исполнителя необходимо делегировать потенциальному Заказчику.

3. РЕАЛИЗАЦИЯ ПРОЕКТА ПО СЕРТИФИКАЦИИ, ПОЛУЧЕНИЮ РАЗРЕШИТЕЛЬНОГО ДОКУМЕНТА

1-ЭТАП «Согласование, подписание договора».

При получении от Заказчика положительного ответа о готовности получения разрешительного документа, необходимо направить линейному Руководителю или Генеральному директору центра по сертификации на электронный адрес ..................... уведомительное письмо с просьбой подготовить договор и счет на оплату. При этом в тексте письма необходимо указать следующую информацию:

Наименование продукции и изготовитель	*Насосы поршневые модели А, В, С, изготовитель ООО «Лина»*
Вид(ы) сертификата(ов) и срок его действия	*Сертификат ГостР сроком на 3 года*
Коды ОКП и или ТНВЭД	*По возможности, если данная информация отсутствует, то орган по сертификации сам подберет*
Название компании Заказчика , контактное лицо и его контакты	*ООО «Инжиниринг», Сергей Петрович,* *mail@mail.ru, тел. 708-83-11*
Стоимость и условия оплаты	*25 000руб 50/50% (при отправке всех КП обязательно ставить в копию линейного руководителя)*
КП от Исполнителя	*20 000руб*
Примечание	*Хочет получить сертификат за 3-и дня*

При получении от менеджера отдела по работе с клиентами уведомления с информацией о направлении договора на услуги по сертификации, линейный Руководитель или Генеральный директор занимается составлением проекта договора и счета, после чего данные документы менеджером в электронном виде направляются на согласование Клиенту. Затем происходит процедура согласования по результатам которой стороны приходят к обоюдному согласию подписать договор в том виде в котором они его согласовали и приняли все изменения согласующей стороны. Оригинал подписанного договора в 2-х экземплярах с нашей стороны отправляется Клиенту по средствам почты или курьером или сотрудника компании (ответственный за отправку договора менеджер проекта). С этого момента менеджер должен контролировать процесс подписания Клиентом договора с целью получения нашего оригинала договора обратно. Параллельно с этим Финансовый отдел сертификационной компании контролирует поступление предоплаты от Клиента согласно условиям договора и по мере поступления денежных средств на счет незамедлительно информирует об этом менеджера ответственного за реализацию этого проекта. Это уведомительное письмо является командой на старт для менеджера

Правило - не начинать работу по реализации проекта до момента поступления денежных средств/предоплаты от Клиента по договору. Также желательно к этому моменту иметь подписанный оригинал договора.

2-ЭТАП «Сбор документации, подготовка и согласование макета разрешительного документа».

При получении от Финансового отдела уведомительного письма об оплате, менеджер приступает к реализации проекта по сертификации, а именно необходимо совершить ряд действий в следующей последовательности:

внести соответствующую информацию о проекте в сводную таблицу по реализации проектов (форма таблицы прилагается);
обновить коммерческое предложение от Исполнителя и уведомить его о начале работы по сертификации той или иной продукции. Уведомление Исполнителя происходит по средствам электронного письма в ответ на его коммерческое предложение (подробности о работе с Исполнителем смотри документ «РАБОТА С ИСПОЛНИТЕЛЕМ»);
получение от Клиента всей необходимой документации на сертифицируемую продукцию прописанную в условиях договора;
при необходимости проведение дополнительных переговоров, запросов и уточнений у Клиента о продукции, а также предоставления соответствующих ответов на вопросы Клиента и наоборот на вопросы Исполнителя;
получение от Исполнителя макета разрешительного документа. После запроса Исполнитель должен предоставит макет разрешительного документа в срок не более 1 дня;
передача макета разрешительного документа Клиенту для проверки и согласования. По результатам согласования необходимо получить финальный подписанный Клиентом в электронном виде макет разрешительного документа и передать его Исполнителю сопроводительным письмо с просьбой запускать в работу, так как согласованный макет разрешительного документа во вложении. После чего от исполнителя поступает электронная копия разрешительного документа, а затем и оригинал;
при получении от Исполнителя электронной копии Разрешительного документа менеджер уведомляет об этом Генерального директора по средствам электронного письма к которому прикладывается соответствующий разрешительный документ.
В свою очередь при получении уведомительного письма Генеральный директор дает команду Финансовому отделу на подготовку финального счета с последующей его передачей Клиенту.
Последовательно с процессом согласования макета разрешительного документа и сбора всей необходимой документации менеджер должен проконтралировать передачу линейному руководителю отдела или Генеральному директору центра по сертификации договора и счета от Исполнителя на оказание услуг по сертификации. Ответственный за подписание и передачу договора Исполнителю является Генеральный директор.
Также при процедуре сертификации есть ряд документов которые необходимо предоставить Исполнителю на бумажном носителю заверенные подписью и печатью, к числу таких документов относятся: заявки, письма, акты, командировочные удостоверения, акты обследования производства, или отбора образцов госпошлины и другие предусмотренные правилами сертификации. Ответственны за сбор подписание и передачу Исполнителю данного комплекта документации является менеджер данного проекта.

3-ЭТАП «Передача разрешительного документа Клиенту, завершение проекта».

После получения оригинала разрешительного документа (сертификата) от Исполнителя, менеджер уведомляет об этом линейного руководителя отдела или Генерального директора с целью подготовки ряда соответствующих закрывающих документов для Клиента при передаче и подписании которых проект по сертификации будет считаться Завершенным. В итоге после получения от Заказчика финального платежа, Генеральным директором готовиться комплект документов куда входят оригинал разрешительного документа, Акты выполненных работ, счета и др. сопутствующие документы и весь этот комплект передается Заказчику либо при личной встрече либо по средствам экспресс почты. Далее, после факта отправки/передачи Клиенту комплекта сопутствующих документов в том числе разрешительного документа, менеджер контролирует получения оригинала подписанного Акта на бумажном носителе обратно, при получении которого, вносит соответствующие записи в сводную таблицу реализации проекта и только после этого проект считается выполненным/реализованным.

Правило - Не передавать оригинал разрешительного документа до получения финальной оплаты от Клиента. Исключения - для постоянных Клиентов допустимы отступления от данных правил.